Jak zaplanować przeprowadzkę biura

Oto wszystko, co musisz wiedzieć, aby przeprowadzić bezproblemową i bezstresową przeprowadzkę biura, wraz z obszerną listą kontrolną przeniesienia biura

 

Jak zaplanować przeprowadzkę biura

Przeprowadzka jest normalną częścią życia, ale to nie sprawia, że ​​jest mniej stresująca. Nigdy nie jest to łatwa decyzja, ale wiele firm musi przynajmniej raz przenieść się do nowej przestrzeni, gdy zmieniają się ich potrzeby. Niezależnie od tego, czy przeprowadzasz się z powodu szybkiego wzrostu, lepszej lokalizacji czy zasięgu rynku, zbyt łatwo zgubić się w morzu papierkowej roboty i kartonów, które piętrzą się w trakcie tego procesu, a wszystko to, gdy nadal masz firmę do prowadzenia. Aby nieco uprościć przeprowadzkę, skorzystaj z naszego planu projektu przeprowadzki biura (i pobierz go jako arkusz kalkulacyjny ), który poprowadzi Cię przez cały proces przenoszenia biura, od planowania po rozpakowanie.

Pierwsze kroki

Na długo przed rozpoczęciem pakowania powinieneś przystąpić do tworzenia planu relokacji. Na wczesnych etapach nie musi to być całkowicie konkretne, ale szczegóły twojej strategii powinny stać się jaśniejsze w miarę zbliżania się ruchu. Zacznij od ogólnego obrazu, w tym ogólnego obszaru, w którym planujesz osiedlić się, warunków najmu i potrzeb pracowników.

Wiele firm przenosi się ze względu na łatwość dostępu, więc zarówno Twoi klienci, jak i pracownicy muszą mieć dostęp do nowej lokalizacji. Ich satysfakcja powinna być jednym z Twoich głównych priorytetów. Zrozum postrzeganie swojej marki przez opinię publiczną, a także nastrój okolic, które rozważasz, upewniając się, że przeniesienie się tam ma sens. Opracuj strategię rozwoju i ekspansji firmy z myślą o ekspansji, zwracając uwagę na nowych pracowników i zapotrzebowanie na przestrzeń, których możesz potrzebować w ciągu najbliższych kilku lat. Potrzeby każdej firmy będą nieco inne, więc zastanów się, w jaki sposób Twoja firma będzie musiała dostosować się do nowego obszaru i przestrzeni.

Po uwzględnieniu wszystkich tych czynników powinieneś zacząć szukać wiarygodnego brokera lub agenta nieruchomości biznesowych, który pomoże Ci w tym procesie. W niektórych przypadkach będziesz w stanie samodzielnie znaleźć odpowiednią lokalizację biura, ale może to być dość trudny i czasochłonny proces. Co więcej, niektórzy wynajmujący współpracują tylko z pośrednikami w obrocie nieruchomościami, ograniczając twoje opcje. Niektóre firmy rzadko mogą szczegółowo przyjrzeć się wynajmowanej powierzchni bez pośrednika, chyba że jesteś częścią dużej firmy lub korporacji.

Powinieneś również omówić przeniesienie ze swoimi interesariuszami, w tym inwestorami i pracownikami, więc potrzebujesz brokera, który jest w stanie przedstawić wiele lokalizacji do rozważenia. Nie wszystkie lokalizacje są sobie równe i nie wszystkie dostępne opcje zmieszczą się w Twoim czasami ograniczonym budżecie, więc będziesz chciał zebrać i przeanalizować zróżnicowaną listę możliwych lokalizacji biur. Nie spiesz się i porównaj zalety i wady każdej lokalizacji. W prawdziwym świecie nie ma miejsca, które oferuje same korzyści, bez względu na to, jak doskonałe mogłoby się to wydawać podczas przeprowadzki firm.

Opcje przestrzeni

Planowanie zmiany biura to kluczowa decyzja biznesowa, więc oczywiście nie należy jej lekceważyć. Najprawdopodobniej będziesz dzwonić do swojego nowego biura przez kilka następnych lub dziesięcioleci, co oznacza, że ​​powinieneś dokładnie rozważyć swoje motywacje i potrzeby związane z przeprowadzką. Co ważniejsze, musisz bardzo szczegółowo wiedzieć, w jaki sposób nowe biuro zajmie się Twoimi palącymi potrzebami biznesowymi. Oceń wszystkie swoje bieżące wydatki i porównaj je z nową lokalizacją biura. Weź pod uwagę wszystkie usługi potrzebne do sprawnego prowadzenia firmy i umieść je na liście, aby sprawdzić, jak nowe miejsce wypada na tle Twojej obecnej infrastruktury. Obecnie istnieje wiele różnych sposobów wynajmu powierzchni biurowej.

Tradycyjna trasa to klasyczny obiekt wynajmowany. W tym modelu najprawdopodobniej zapłacisz miesięczną opłatę za swoją powierzchnię, która często będzie również wymagać wieloletniej dzierżawy. Jesteś na chwilę zamknięty w tej przestrzeni, więc ważne jest, aby spełniała większość Twoich potrzeb. Ta opcja jest stabilna i pozwala codziennie przychodzić do pracy w przestrzeni własnej, co jest idealne dla firm, które chcą pozostać w nowej przestrzeni przez długi czas.

Świeżą opcją, która jest szczególnie przydatna dla nowszych firm i start-upów, jest coworking, który pozwala wynająć przestrzeń wewnątrz większego obiektu, która jest współdzielona między innymi firmami, zespołami i freelancerami. Najprawdopodobniej nie będziesz musiał podpisywać umowy najmu, co ułatwi anulowanie i zmianę miejsca zamieszkania, jeśli znajdziesz lepszą przestrzeń do rozwoju swojej marki. Coworking jest szczególnie popularny wśród młodszych osób, co pozwala im pracować ramię w ramię z innymi młodymi profesjonalistami o różnym pochodzeniu i doświadczeniu. Musisz jednak przynajmniej trochę pójść na kompromis w kwestii prywatności. Tylko Ty możesz wybrać odpowiednią przestrzeń do przeprowadzki, więc upewnij się, że rozważasz każdą dostępną opcję, nawet te mniej oczywiste. Możesz być zaskoczony tym, że lokalizacja jest idealnie dopasowana.

Wymagania biurowe

Large living room with stack of moving boxes

Teraz, gdy zastanawiasz się nad różnymi przestrzeniami, nadszedł czas, aby stać się wybrednym. Skoncentruj się na drobnych szczegółach, które w przyszłości mogą stać się ogromnymi problemami. Przede wszystkim upewnij się, że możesz sobie pozwolić na czynsz, biorąc pod uwagę fakt, że najprawdopodobniej będziesz podpisywać umowę najmu. Inne oczywiste względy powinny dotyczyć tego, czy wynajmujący oferuje ubezpieczenie, czy biuro może wygodnie pomieścić wszystkich i czy jest łatwo skalowalne pod kątem przyszłego rozwoju. Ale jest wiele innych czynników, które należy uwzględnić w swoich rozważaniach.

Szukaj dużej liczby sal konferencyjnych. Upewnij się, że w pomieszczeniu jest wbudowane ogrzewanie i chłodzenie. Obejmują udogodnienia, takie jak kuchnia, pomieszczenia ogólnodostępne, wiele łazienek, a nawet prysznice. Przeszukaj najbliższą okolicę w poszukiwaniu restauracji, sklepów i kawiarni. Weź pod uwagę transport publiczny i parking. Zadbaj o to, aby klienci i pracownicy czuli się bezpiecznie i mogli Cię łatwo znaleźć. Policz liczbę gniazd zasilania. Te szczegóły sprawią, że Twoja nowa przestrzeń zostanie przerwana.

Szykuje się

Powinieneś zacząć tworzyć budżet obejmujący aktualne dane i koszty związane z nową lokalizacją. Koszty mogą być niższe lub wyższe w zależności od przyczyny przeprowadzki, więc to Ty decydujesz, czy te wydatki są możliwe do obrony z finansowego punktu widzenia. Musisz również zaplanować koszty przeprowadzki i wszelkie nierówności na drodze, które mogą się pojawić. Koszty przeprowadzek obejmują profesjonalne przeprowadzki, wysyłkę mebli biurowych i straty spowodowane przestojami podczas przeprowadzki. Są to jednorazowe wydatki, ale nadal mają wpływ na wynik finansowy, więc planuj ostrożnie. Sprawdź jaka jest cena przeprowadzki.

Po wybraniu nowego miejsca musisz sfinalizować projekt przeniesienia biura, aby proces był jak najprostszy. Zanim nadejdą samochody ciężarowe w ruchu, upewnij się, że sfinalizowałeś umowę najmu nowej lokalizacji i powiadomiłeś obecnego wynajmującego o dacie wyprowadzki. Poinformuj swoich pracowników z dużym wyprzedzeniem o dacie i miejscu przeprowadzki. Utwórz główną listę wszystkiego, na przykład usług pocztowych i kont bankowych, na które może mieć wpływ przeprowadzka, a następnie wyślij im powiadomienia o przeprowadzce. Złóż ofertę i przygotuj umowę z firmą przeprowadzkową. Możesz również rozważyć zatrudnienie projektanta wnętrz do nowego biura. Zorganizuj spotkanie ze wszystkimi zaangażowanymi w przeprowadzkę w nowej lokalizacji z co najmniej trzytygodniowym wyprzedzeniem, aby upewnić się, że wszystkie szczegóły są omówione, a wszystkie obowiązki są jasne.

Przed przeprowadzką

Nadszedł czas, aby przejść do szczegółów. Windy i doki załadowcze należy zarezerwować na dzień przeprowadzki i spisać wszystko, co planujesz ze sobą zabrać. Dobrą zasadą jest zaplanowanie najpierw przesunięcia nieistotnych przedmiotów, a następnie zajęcie się większymi. Inną dobrą praktyką jest oznaczanie wszystkich pudełek przed przeprowadzką. Przeprowadź audyt kluczy do budynków i przechowuj je w bezpiecznym miejscu. Umów się na przechowywanie lub usuwanie starych plików. Zapoznaj się z zaktualizowanymi lub nowymi umowami dotyczącymi internetu, usług komunalnych, materiałów biurowych i innego sprzętu, takiego jak drukarki. Zamów zaktualizowane artykuły papiernicze, wizytówki i czeki, a także wszelkie nowe meble biurowe lub dekoracje, których możesz potrzebować. Upewnij się, że jesteś wymieniony w nowym katalogu budynków.

Po stronie pracowników istnieje wiele innych sposobów na przygotowanie się. Zorganizuj komitet ds. Przeniesienia personelu, jeśli istnieje wystarczające zainteresowanie lub potrzeba, a następnie deleguj obowiązki. Zaplanuj i przygotuj agendę na ruchome spotkanie pracowników. Sfinalizuj nowy plan lub układ miejsc. Przypisz ruchomych przełożonych z każdego działu, którzy mogą przyjrzeć się bardziej szczegółowym potrzebom. Zaplanuj szkolenie po przeprowadzce w zakresie procedur bezpieczeństwa. Rozdaj pracownikom karty dostępu i klucze, aby mieć do nich łatwy dostęp. Opracuj główny harmonogram projektu relokacji, w tym pakowanie, rozpakowywanie, składowanie i porządkowanie. Chcesz działać jak najszybciej po przeprowadzce. Sprawdź ubezpieczenie przeprowadzki, ustal procedury bezpieczeństwa i upewnij się, że masz dostęp do nowej lokalizacji. Poproś swoich pracowników o zwiedzanie nowej siedziby na kilka tygodni przed przeprowadzką w celu zapoznania się z nową przestrzenią.

Przeprowadzka

Dzięki całemu planowaniu przed wielkim dniem, kiedy faktycznie nadejdzie, może wydawać się to sprzeczne z planem. Umów się z kierownikiem budynku, aby włączyć klimatyzację podczas przeprowadzki. Jak najszybciej rozpocznij instalowanie dużego sprzętu, takiego jak serwery. Miej oko na listę ekspertów ds. Konserwacji wind, mediów, internetu i przeprowadzek w nagłych wypadkach. Bezpieczeństwo jest Twoim pierwszym i największym priorytetem. W trakcie tego procesu upewnij się, że koncentrujesz się zarówno na ogólnych sprawach, jak i na mniejszych szczegółach, upewniając się, że wszyscy znają swoją rolę i wnoszą jednakowy wkład. Twoi pracownicy powinni mieć dzień wolny, a Ty najprawdopodobniej przeprowadzisz się w weekend.

Po przeprowadzce
Wszystko jest w środku, a pracownicy odjechali. Teraz zaczyna się cięższa praca. Zainstaluj i przetestuj routery, komputery, telefony i drukarki, upewniając się, że każdy z nich działa i rozwiązując problemy. Opracuj i rozpowszechnij wewnętrznie nową listę telefonów i mapę biura, określającą lokalizacje działów, administratorów i menedżerów. Ukończ szczegółowy przegląd lokalu, odnotowując wszelkie problemy lub uszkodzenia, które należy zgłosić firmie przeprowadzkowej lub właścicielowi budynku. Sprawdź, czy faktura końcowa od firmy przeprowadzkowej jest zgodna z umową.

Nie skończyłeś jeszcze ze swoją starą przestrzenią. Potwierdź zakończenie starej umowy najmu lub umowy. Odbierz przepustki parkingowe, karty bezpieczeństwa i klucze do swojego starego obiektu i zapewnij ich zwrot właścicielowi. Przenieś swoje ubezpieczenie do nowej lokalizacji, jeśli jeszcze tego nie zrobiłeś, uzyskując certyfikaty ubezpieczeniowe. Uzupełnij i zapisz wszystkie informacje gwarancyjne dla wszystkich nowych mebli i wyposażenia oraz zaktualizuj system księgowania środków trwałych dla wszystkich tych elementów. Potwierdź, że Twój adres został poprawnie zaktualizowany wszędzie tam, gdzie to konieczne. Zaplanuj informację prasową i ogłoszenie dla klienta na następny dzień roboczy.

Kończąc

Przeprowadzka może być jedną z najtrudniejszych, ale najbardziej satysfakcjonujących zmian, przed którymi stanie Twoja firma. Po przeprowadzce poświęć chwilę na oddech i spróbuj wyjść poza stres związany z przeprowadzką. Daj swoim kolegom z zespołu i pracownikom takie samo traktowanie, zwłaszcza jeśli od dłuższego czasu dzwonili do domu w starej lokalizacji. Podobnie jak w przypadku przeprowadzki, zmiana przestrzeni biurowej może być początkowo ekscytująca i trudna do przetworzenia.

W pierwszych dniach działalności staraj się być pozytywnym i poprawiać kulturę biurową. Cały Twój zespół wiele przeszedł, więc upewnij się, że wszyscy czują się docenieni. Przeprowadzka będzie dużo łatwiejsza, jeśli będziesz dawać przykład i traktować nową przestrzeń jako korzystny i konieczny krok naprzód. Zapytaj swoich pracowników, co chcą zobaczyć w biurze i postaraj się, aby stało się to w ramach Twoich możliwości.

Kluczowe wnioski
Plan relokacji firmy to trudna praca. Może obejmować dziesiątki zadań i tysiące pozycji, nawet w przypadku małej firmy. Jednak im dokładniejszy jesteś, tym łatwiejszy będzie ruch. Stworzenie odpowiedniego fundamentu jest niezbędne do osiągnięcia sukcesu. Rozważając przeprowadzkę lub przygotowując się do zmiany miejsca zamieszkania, wykonaj następujące czynności:

1. Sporządź plan relokacji, uwzględniając żądany obszar, swoje potrzeby i pragnienia oraz długość planowanego pobytu.

2. Rozważ wiele różnych typów przestrzeni dla swojego nowego biura, w tym te, których być może nigdy nie zdecydowałeś się zwiedzać.

3. Stwórz napięty budżet i sfinalizuj plan projektu przeniesienia biura na kilka tygodni przed datą przeprowadzki.

4. Przygotuj się na sukces, rezerwując windy, konfigurując internet i wykonując inne małe zadania, zanim ruszysz w drogę.

5. Zainstaluj sprzęt i wyczyść nową przestrzeń tak szybko, jak to możliwe, aby móc jak najszybciej ponownie ją otworzyć.

6. Traktuj przestrzeń jak dom i poświęć trochę czasu na relaks.

Nie zapomnij o ubezpieczeniu przeprowadzki, które w rzeczywistości jest obowiązkowe dla wielu firm. Porządkowanie ostatniego biura to kolejne zadanie, które powinieneś mieć na swojej liście. Naprawdę każda przeprowadzka biura jest stresującym doświadczeniem, ale jeśli wyposażysz swój zespół w kompleksowy plan przeniesienia biura i przygotujesz dokładną listę kontrolną, możesz uczynić cały proces przyjemniejszym i wydajniejszym dla wszystkich zaangażowanych.

rehabilitacja domowa

Post A Comment